Un rápido y poderoso hábito de productividad que todo el mundo debe tener (+ extra Tip)

Si tu día es como una montaña rusa, y es imposible lograr ser productivo de forma continua, este artículo es especialmente para ti.

Muchas veces lo que te impide sacarle jugo a las horas del día, no es tu falta de habilidades personales, o tu falta de tiempo, sino tus hábitos de trabajo.

Aquí quiero enseñarte un simple pero poderoso hábito para llevar tu productividad hasta las nubes. Es muy fácil y toma pocos minutos; ¿suena interesante?, pues sigue leyendo.

“Productividad, es ser capaz de hacer cosas que nunca fuiste capaz de hacer antes”- Franz Kafka

Durante las semanas pasadas, he tenido más trabajo de lo normal.

Típico, mientras más cosas tienes que hacer, el cielo te envía aún más actividades. Esta vez no fue la excepción.

En medio del caos, recibí una llamada inesperada.

Era mi primo. Resulta que se estaba mudando de casa y casualmente me había estado guardando una caja por años (sí, soy de las que acumulan cosas). Me pidió que pasara por ella cuanto antes, porque había algunos documentos personales que podrían servirme.

Sin más remedio, tuve que pausar las 543 tareas pendientes de mi lista, y fui a ver lo que había en esa famosa caja.

Cuando la abrí, encontré carpetas con apuntes y otros papeles de la universidad. Pero, una libreta color azul en el fondo de la caja, llamó mi atención.

Se trataba de una antigua agenda. Tenía tachadas todas las tareas entregadas y algunas notas de cosas por hacer. Incluso encontré algunas fechas especiales marcadas (las cuales no había vuelto a recordar desde entonces).

Tome la agenda, y lleve el resto de la caja al cesto de reciclaje.

Y  tal vez estés pensando: “Pero Tania,  ¿qué tienen que ver tus recuerdos juveniles con mi productividad?”

Vamos a ello.

Esa tarde, me di cuenta de un hábito que había dejado atrás por completo. Cuando estaba en la universidad, tuve por años el buen hábito de escribir todas mis actividades y tareas en una agenda; pero curiosamente, ese hábito lo perdía cuando terminaban las clases.

En un intento desesperado por sacarle más provecho a mi tiempo, retome el hábito. Como los hábitos no se borran completamente, fue muy fácil iniciar y ser constante.

Pero esta no es la estrategia que quiero contarte, sigue leyendo para enterarte cual es.

Un simple hábito que mejora tu productividad (comprobado)

Tal vez tú también cuentas con una lista de cosas por hacer. En la que vas tachando las tareas o actividades que ya hiciste, y de esta forma puedes ver fácilmente que tarea sigue.

Pero, no eres el único(a)…

Las listas de cosas por hacer son la opción por default de la mayoría. Cuando quieres ir al supermercado, haces una lista; cuando compras los regalos de navidad, haces una lista; cuando defines tus propósitos, haces una lista; y cuando quieres organizar tu día… ¡adivinaste! Haces una lista.

Y así, todos estamos contentos haciendo listas con tareas pendientes (que muchas veces no logramos completar).

Sobre todo porque el día se complica y nuestra productividad va en picada mientras el reloj avanza.

Terminar las tareas pendientes de la lista, uff…mejor ni pensarlo.

Pero aquí viene la parte interesante.

Después de hojear mi agenda vieja de la universidad, me surgió una pregunta clave (que todos nos hemos hecho alguna vez):

¿Cómo le hacía antes para terminar todas las tareas, cumplir con las múltiples actividades y además tener tiempo y energía para salir a divertirme?

(…No,la edad no tiene mucho que ver)

Analice con detalle la agenda vieja, tenía la intención de ver la estrategia que me ayudaba a exprimirle horas al día.

Hojeando lo que hacía cada semana, me di cuenta de algo muy obvio. No solo escribía listas de cosas por hacer, sino que además planeaba mis tareas un día antes para hacer rendir el tiempo. 

Y así re-descubrí el secreto más viejo de productividad.

En ese momento, supe el verdadero motivo de por qué la enorme lista de tareas pendientes, no me estaba ayudando en nada (tal vez te identificas en este punto).

Para tener más tiempo productivo, tienes que planear tus tareas el día anterior (vuelve a leer eso) 

Este hábito solo te tomará 2 minutos y puede hacer una gran gran gran diferencia en tu rutina.

“¡¿Quéeee? Pero, Tania esta estrategia es más vieja que Matusalén!”

Lo sé, es una estrategia sumamente común, pero muy poderosa. Y por eso es importante rescatarla.

Muchas veces, queremos mejorar nuestra productividad y solo estamos en búsqueda de una sexy estrategia, la que está de última moda o la que los expertos inventan.

Pero… olvidamos las estrategias clásicas, las que le han funcionado hasta a nuestros abuelos.

Planear tus actividades una día antes, es una estrategia “de cajón” que todo el mundo debe poner en práctica y convertirla en un hábito.

Planear el día siguiente la noche anterior, tiene grandes ventajas, fíjate:

• Te permite seleccionar solo aquellas tareas que completarás ese día y nada más
• Disminuye tu fatiga mental de decidir qué tarea hacer de la gran lista
• Ahorra tiempo, porque ya sabes que con que tarea tienes que arrancar tu día
• Te hace sentir que tú estás en control de tu tiempo y actividades, no al revés
• Aprendes a estimar mejor tu rendimiento y no te saturas de interminables actividades
• Descubres cual es la tarea importante y cuales son simplemente el relleno que te quita libertad

Aunque todo esto suene fabuloso, lo importante es hacerlo de la forma correcta.

Un rápido y poderoso hábito de productividad que todo el mundo debe tener ...

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3 pasos exprés para planear tus tareas (un día anterior)

Hay tantas cosas que quiero crear, ver, aprender, leer, y hacer, que si no le doy un soporte y estructura a mi día,  sufro una combustión espontánea.

Esta estrategia me dio muy buenos resultados, y puedo decirte que es efectiva aún en las rutinas más caóticas. Así que si tu día “normal” termina siendo una locura, también funciona para ti.

Solo tienes que seguir estos pasos:

Paso 1. Encuentra un momento del día para planear

Si tú quieres tener más días productivos, tienes que convertir esta estrategia en un hábito. Para eso, lo principal, es seleccionar la hora o momento del día en la que estarás planeando tus tareas (24 horas con antelación).

Por ejemplo, a algunas personas se les facilita más hacerlo justo después de trabajar. En cambio para otras personas es más conveniente antes de ir a la cama.

No importa el horario que elijas, lo importante es que seas constante.

Te aconsejo que no sea una hora específica, sino un momento del día (mañana, mediodía, tarde) o después de un hábito (dejar las llaves, apagar la computadora, prender la luz de noche, etc).

De esta forma evitas estar al pendiente del reloj (sobre todo si eres como yo y nunca sabes qué hora es), y además evitas la mentalidad del “todo o nada”.

En este tipo de mentalidad, aparecen excusas como esta: “ay como ya pasó la hora, entonces no planeo hoy, empiezo mañana”.

Paso 2  ¿Digital o papel?

Aquí empieza el eterno dilema ¿es mejor planear en papel o en digital?

No hay respuestas correctas, el mejor método es el que sea más conveniente para ti. Sin embargo puedo darte algunas recomendaciones.

Si prefieres hacerlo en papel:

Yo estoy un poco “chapada a la antigua” y me gusta hacerlo en papel. Una agenda que tenga las fechas o incluso una libreta en blanco es suficiente.

Planear las tareas del día siguiente en papel, es una excelente opción si decides hacerlo antes de dormir. De esta forma, evitas que la luz de cualquier dispositivo te espante el sueño.

Otra ventaja es que aquí también puedes llevar un registro de tus hábitos saludables. Por ejemplo: si cumpliste o no con tu rutina de ejercicio; o si comiste una manzana jugosa al medio día o no lo hiciste.

Además escribir (no teclear) es algo que pocos hacemos hoy en día. Lo que se convierte en una oportunidad para planear tus tareas y por qué no, puedes aprovechar para escribir algo que te haya gustado de tu día, una frase, o algo por lo que estés agradecido.

Terminarás mejorando tu productividad y tu satisfacción con la vida en un solo lugar.

Si prefieres hacerlo en digital

Esta es la opción de la mayoría. Tengo aquí un listado de aplicaciones y servicios gratuitos que te permiten organizar tus tareas de forma fácil y planear un día antes:

• Todoist
• Trello
• Google calendar
• Basecamp

Cuando planeas tu día por la noche, recuerda bajar la intensidad de luz del dispositivo que estás usando.

Si lo haces en el móvil, te recomiendo esta aplicación, la cual automáticamente reduce el brillo e intensidad de luz de tu pantalla, con la puesta de sol. Para algunos otros dispositivos, esta otra aplicación también funciona para ajustar la luz.

Paso 3 Planea tu día siguiente en 2 minutos

La principal ventaja de esta estrategia, es que te toma muy poco tiempo, y a cambio te ahorra mucho tiempo en tu rutina.

Esta es la forma en la que planeo el día siguiente, y me parece una buena forma de hacerlo.

• Escribe la tarea más importante que tienes que hacer el día siguiente
  • No te olvides de ponerle un horario o el tiempo aproximado que te tomará
  • Recuerda sobrestimar el tiempo que le das (la vida siempre se complica de último minuto)

• Después escribe las demás actividades que asignas para tu día (se realista y no exageres con la cantidad de tareas que estarás realizando)
  • Puede que algunas ya estén planeadas desde antes, solo recuerda escribirlas
  • No te olvides de ponerle un horario aproximado a cada tarea
  • Si eres más visual, utiliza colores en tu plan

¡Eso es todo! Prepárate para un día productivo.

Aquí queda perfecta esta frase:

“Empieza haciendo lo más importante y necesario, después lo que es posible y terminaras haciendo lo imposible”- Francisco de Asís

Aún hay algo más…

Poniendo en práctica esta estrategia, he notado algo muy peculiar con las tareas completadas. Y quiero compartirlo contigo a continuación.

¡Extra TIP!

El hecho de que experimentemos una sensación positiva, luego de completar nuestras tareas, tiene una base psicológica sólida. Se le conoce como efecto zeigarnik ¹

Se refiere a una sensación positiva que experimentamos cuando “tachamos” de nuestra lista una actividad completada.

Comúnmente seguimos esta secuencia de pasos:

a) Revisamos cual es la siguiente tarea o actividad

b) Empezamos con esa tarea y la completamos

c) Por último la marcamos como realizada (y sentimos un alivio refrescante)

Sin embargo, pasar del punto A al punto B, se vuelve en ocasiones misión imposible. Por qué es en este momento cuando aparece el villano más temido: la procrastinación.

Sólo para ver qué pasaba, cambie un poco la dinámica de las tareas completadas:

a) Revisar cual es la siguiente tarea o actividad

b) Marcarla como realizada (antes de completarla)

c) Aprovechar esta sensación para arrancar de inmediato y evitar posponer

En lo personal, me ha dado buenos resultados. Me distraigo mucho menos y siento que termino en menos tiempo de lo planeado. Es como si me comprometiera inconscientemente a terminar esa tarea.

De hecho, termine de escribir este artículo (sin procrastinar), marcándolo como “hecho” justo antes de empezar.

Piensa en esto: si ya está marcada esa tarea como hecha, no puedes fallarte a ti mismo.

Desde que retome el hábito de planear un día antes, me siento en control de mi tiempo y mucho más relajada.

Porque ser productivo, no se trata de hacer mil tareas y dejar de disfrutar tu tiempo, sino de disfrutar tu tiempo mientras haces tus tareas importantes.

Aquí te dejo otros artículos con estrategias útiles y prácticas para mejorar tu productividad:

• Como esta simple estrategia me ayudo a formar un nuevo hábito sin posponer
• La estrategia perfecta para dejar de procrastinar hoy mismo
• Cómo terminar lo que empiezas y trabajar de forma efectiva con esta simple fórmula

Es tu turno, cuéntame tu secreto de productividad en los comentarios de aquí abajo, ¿qué es lo que haces tú para acelerar la productividad en tu día?

Todos conocemos a alguien que necesita mejorar su productividad ¡Compártelo!

1.  https://www.researchgate.net/profile/Teresa_Sgaramella/publication/13885598_Interrupting_intentions_Zeigarnik-like_effects_in_prospective_memory/links/00b7d522ed42b08956000000.pdf