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Cómo lograr tener más tiempo y ser más productivo en 5 pasos

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Disfruta el tiempo y mejora tu productividad

Cada día se convierte en todo un desafío  lograr cumplir con todas las actividades, creo que incluso se tendría que desarrollar la habilidad de estar en varios lugares a la vez. Típico el trabajo se llena más, hay compromisos inevitables, y en medio de todo este circo nos empeñamos en convertirnos en malabaristas tratando de hacer 9 cosas a la vez, para que nada caiga al suelo y todo quede listo antes de las 7:00 pm, (que es la hora en la que tienes el cumpleaños de un amigo y la cena familiar).

Seguramente te has puesto a pensar que la solución perfecta sería que el día tuviera más horas, pero déjame decirte que si le sumáramos horas al reloj, seguirías en la misma situación, simplemente porque no le das la importancia a tu tiempo . Si quieres saber cómo disfrutar tu tiempo fácilmente  y de paso ser más productivo no te pierdas esto.

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No se trata de aprovechar el tiempo, sino de disfrutar cada instante

La mayoría de nosotros nos sentimos así, con un estrés constante, con ganas de que quedará algo de tiempo, para aprovecharlo haciendo lo que más nos gusta. Tener algo de tiempo para estar con la familia, estar con los amigos, pero sin dejar de ser productivo.

Déjame contarte que el objetivo tiene que ser aprovechar el tiempo y disfrutarlo, sin volvernos locos en el intento. El tiempo es oro y definitivamente vale más que el dinero. Por eso, ser más productivo no es sínonimo de trabajar más, para ser más productivo hay que simplificar tus actividades, haciendo solo las más importantes.

Richard Branson un magnate Inglés de los negocios, reconoce el valor del tiempo, y les da a todos sus empleados vacaciones ilimitadas. El acertadamente piensa que si se les regresa a la gente su tiempo, centrándose en el trabajo que realizan y no en el número de horas trabajadas, estos trabajaran con mayor efectividad.

¿Tener más tiempo disfrutable realmente haría una diferencia en mi vida? Por supuesto que sí.

Un estudio demostró que las emociones negativas (como el estrés) influyen con la percepción del tiempo, dando la sensación de hacerlo más lento. A través de cinco experimentos, se encontró que los participantes perciben un estímulo más corto de tiempo por una actividad emotiva positiva, en comparación con una neutral, y una actividad negativa es percibida como más larga, comparada con una neutral y con una positiva. Lo que indica que los participantes sobreestiman la duración de tiempo según la emoción que perciben (2).

Muchos otros estudios también han destacado la sobrestimación del tiempo por emociones negativas (3, 4)

Entonces, si disfrutas de tu tiempo, se hace más corto y agradable. Para lograr tener más tiempo disfrutable el reto principal no es manejar el tiempo, sino manejarnos a nosotros mismos.

Para lograr este punto no se necesita aumentarle días al calendario, solo se necesita de una palabra que a pocos nos gusta: DISCIPLINA.

La buena noticia es que cambiando tus hábitos, lograras ser más disciplinado, y gracias a esto tener más tiempo disfrutable.

Pero de lo anterior hablaremos más adelante, primero quiero que tires por la ventana todos los consejos de productividad que has escuchado, porque aunque bien intencionados pueden estar mal por estas razones:

  • No hay enfocarse en solo ser productivo:

No se trata de exprimir cada minuto del día como una máquina de fábrica, sino de mejorar los minutos y hacer tu día disfrutable. He visto a muchas personas con su computadora en el transporte, en la sala de espera, o mientras comen, (espero no mientras conducen) pero siempre tratando de no desperdiciar ni un segundo. Y así tener más tiempo para volverlo a llenar con cosas que hacer y al final no tener ningún tiempo libre.

¡Todo mal!, el tiempo es para dis-fru-tar-se. Trabajar cada segundo no es sinónimo de productividad, al final del día es frustrante ver como el trabajo nunca acaba.

La solución: Simplificar el trabajo del día.

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  •  Las listas interminables de cosas por hacer no sirven:

Siempre he estado a favor de escribir lo que tienes que hacer, para estar en línea con tus pensamientos, escribirlo es la mejor forma de visualizarlo. Pero, las listas interminables no funcionan.

Si tienes una lista de 100 cosas por hacer para hoy, lamento decirte que en el caso de que lo logres el tiempo no será disfrutable, por el contrario lleno de estrés.

La solución: Simplificar la lista de cosas por hacer y escribirlas de la manera correcta

  • No hay que organizar el tiempo:

Es cierto que el desorden hace que pierdas tiempo en cosas innecesarias, pero organizar cada segundo no te hace más productivo, ¿suena raro?

Supongamos que tienes un armario para la ropa muy muy muy pequeño, pero el problema es que tienes demasiada ropa, y toda la quieres tratar de acomodar en ese espacio y además intentas también de poner ahí otras cosas como libros, juguetes, zapatos, etc. Todo lo quieres ahí.

Probablemente si fuiste bueno jugando al tetris, cerrará con esfuerzos y empujones la puerta de ese armario, pero seguramente no habrá ningún orden.

El tiempo es ese armario, y la ropa son las múltiples actividades que quieres hacer. En esta situación tienes dos soluciones:

– Tener otro armario, lo que significaría tener a otras persona a quién delegar algunas actividades.

– Tener menos ropa, es decir limitar tus actividades diarias

Como la mayoría de nosotros no tiene un asistente a tiempo completo, la solución, creo que ya la sabes,  simplificar tus actividades diarias.

armario-tiempo

¿Cómo puedo simplificarlo si todo es importante?

La forma de simplificar las cosas, es darle prioridad a lo que tiene importancia y descartar todo lo demás. Parecerá complicado, pero no lo es. Una vez más estamos hablando de hábitos a cambiar.

Estos son los pasos que tienes que seguir para simplificar tus actividades, ser productivo y disfrutar más tú tiempo:

1 Prioriza tus actividades, haciendo una lista correctamente

Este paso es el principal, si decides saltártelo, no podrás lograr ninguno de los siguientes, así que, toma nota de lo que tienes que hacer.

Si cuentas con tu lista interminable de cosas por hacer, es momento de sacarla, si no tienes una pues hazla ahora, anota en un papel todas las cosas que tienes que hacer en un día.

Tienes que escribir actividades laborales como contestar correos, proyectos por terminar, reuniones, etc. Y además tienes que incluir las actividades de tu vida personal, como pueden ser compromisos familiares, cumpleaños del amigo, el ejercicio (que espero no lo omitas), cosas urgentes de la casa, tus hobbies, lo que te gustaría hacer pero nunca te da tiempo.

No importa que sean 2345 cosas, el objetivo en este paso es aprender a simplificar. Es como subrayar solo lo más importante de un libro.

¿Qué hacemos con la lista?

  • Separa las actividades laborales de las personales.
  • Las actividades sepáralas en 3 categorías:
    1. Urgentes (de vida o muerte)
    2. Importantes (pero no urgentes)
    3. No importantes (pero tiene que hacerse)
  • Haz lo mismo para tus actividades personales

Puedes hacerlo en digital o en papel usando colores para separar las categorías.

Si es más fácil para ti descarga gratis la plantilla que te ayudará a hacerlo más rápido, porque tiene todas las instrucciones en cada paso, para que logres organizar tus actividades importantes de la semana fácilmente.

Para saber diferenciar que es importante y que no lo es, puedes basarte en este cuadro* de aquí:

cuadrantes

*Tome como base de un libro que se llama los 7 hábitos de la gente altamente efectiva ,seguro lo conoces porque es muy famoso si no es así te lo recomiendo.

Como puedes ver esta ordenado por cuadrantes:

  • Primer cuadrante: Se encuentran las cosas urgentes e importantes, esto quiere decir que hay que hacerlas inmediatamente y son visibles. Puede confundirse con ser el cudrante con las actividades más importantes, pero no es así, porque las actividades urgentes e importantes generan estrés lo que ocsiona que tu tiempo no sea disfrutable y probablemente eso influye en tu productividad sobre otras actividades importantes.

Acción: Trata de evitar que aparezcan, generalmente estas actividades pudieron no ser urgentes si se hubieran hecho antes ¿Te suena?

Si te toma muy poco tiempo deshacerte de ellas, hazlas en ese momento para continuar con las actividades importantes del cuadrante 2. Si trabajas en equipo y alguien puede hacerse cargo, delega esa actividad.

  • Segundo cuadrante y más importante: Son todas aquellas cosas que son importantes pero no urgentes y que generalmente posponemos aunque están directamente relacionadas con obtener resultados positivos, como por ejemplo: el ejercicio, ese proyecto pendiente, tus propósitos anuales de autodesarrollo, tiempo familiar, descanso, lectura, planificación, etc.

Pero, que si continúas posponiendo esas actividades de un momento a otro pueden generar resultados negativos o pueden aparecer en el cuadrante I (como urgentes) haciéndolas crecer como un monstruo que se come todo tu tiempo.

Acción: Tus actividades del día tienen que estar enfocadas en el cuadrante 2.

  • Tercer cuadrante: Contiene las actividades que no son importantes pero si son urgentes, y en la mayoría de los casos son imprevistas,  cambiando los planes. No hay forma de prevenirlas solo hay que aprender a vivir con ellas. Por ejemplo: citas de último minuto, visitas inseperadas, llamadas, etc.

Acción: No te frustres, cambia tus planes si el día así lo requiere. Pero fíjate que en realidad esa actividad si sea urgente.

  • Cuarto cuadrante: Contiene las actividades que no son importantes y que tampoco son urgentes. Pueden ser distracciones, como checar el Facebook, o jugar videojuegos. Entretenimiento y actividades inútiles en las que nos refugiamos cuando queremos posponer algo del cuadrante 2.

Acción: Aplaza todas las actividades de este cuadrante para cuando termines con tus prioridades del día.

¡Listo! Cuando tengas esa lista separada según los cuadrantes te será mucho más fácil, identificar prioridades, (están en el cuadrante 2).

Recuerda que para hacer esta lista más fácil puedes descargar gratis la plantilla aqui.

Yo te aconsejo que realices este ejercicio semanalmente, es mucho más fácil administrar tus actividades diarias cuando tienes tus prioridades semanales identificadas. Lo más importante es ser realista no trates de meter demasiadas actividades a tu día.

2 Administra tus actividades según tu energía, no tu tiempo

Tu misión es realizar una actividad importante diaria. Puedes agregar más actividades importantes si cuentas con tiempo prudente a cada una de ellas. Para no estresarte no agendes cada actividad, solo dedícales un rango de horas suficiente de acuerdo con tu energía.

Si te tomas un momento para pensar en ello, es probable darse cuenta de que eres mejor para hacer ciertas tareas en determinados momentos. Por ejemplo, mi energía creativa es más alta en la mañana, por lo que es cuando hago mi escritura cada día.(qué es mi actividad más importante)

En comparación, en mis tardes hago  actividades laborales que no me requieren demasiada energía, ese es el mejor momento para mí para conseguir que se hagan (como checar correos, llamadas,  y le dolas entrevistas, llamadas telefónicas, juntas). Y tiendo a tener mis mejores entrenamientos muy temprano o medio día , así que ahí según el día es en esos momentos cuando salgo a correr.

¿Qué tipo de energía tienes tú en la mañana? ¿Qué tarea es la  más adcuada para esa energía?

En la marcha te será más fácil calcular este tiempo/energía, y entonces serás más eficiente y efectivo, recuerda priorizar y simplificar es la clave.

3 Contrata a tu nueva asistente gratis

Seguro estás pensando que es imposible,  pues déjame decirte que si se puede tener a la asistente más puntual y eficiente de forma gratuita.

Actualmente podemos hacer uso de la tecnología fácilmente, y a veces no usamos todas las posibilidades que tenemos al alcance de la mano. ¿A qué me refiero?

Cualquier móvil y cualquier computadora cuenta con alarmas y recordatorios. Si estructuras tu tiempo futuro con recordatorios no tienes que pensar que tengo que hacer hoy. Sino simplemente concentrarte en hacerlo. 

Irónicamente, tú teléfono te interrumpe con textos poco importantes, correos electrónicos y actualizaciones de estado  pero no sobre las prioridades clave para tu día.

Pocos de nosotros hemos organizado nuestro calendario de tal forma que podemos dejar que se dicten todas nuestras actividades diarias.

¿Cómo hay que hacerlo?

  • Asigna un recordatorio para tus actividades importantes (si, esas del cuadrante 2 principalmente

No olvides darle a cada tarea un bloque de tiempo, se realista, tomando en cuenta que esas actividades urgentes del cuadrante 1 y las del cuadrante 3 que surgen de forma inesperada

Es menos probable aplazar una actividad cuando tiene un bloque asignado de tiempo, porque la decisión ya estaba tomada. 

Las alarmas permiten que tu mente esté tranquila sabiendo se te recuerda sobre lo que viene. Así disminuyen el estrés inconcientemente.

Para las actividades personales también es necesario hacer esto, pero esta regla solo aplica para las actividades que dependan de ti, no puedes asignarle un bloque de tiempo a una persona como a tu novia o a tu abuelita y cuando se acaba continuar con lo que sigue. Pero si puedes asignarle un bloque de tiempo al ejercicio, o a cocinar en casa, o a leer un libro, esa es la diferencia.

  •  Usa los filtros del móvil y de la computadora para recibir solo lo importante

Configura tus mensajes, para que logres concentrarte en lo importante, y evitar pasarte al cuadrante 4 de confort. De esta forma es menos probable que te distraigas con actividades no importantes porque los mensajes que recibas serán extremadamente importantes.

  • Usa contestadoras automáticas de teléfono

Para que no tengas que preocuparte por contestar cada llamada, si es urgente dejarán un mensaje de voz o llamaran más tarde, así que solo relájate.

Actualmente hay una nueva aplicación para el móvil, que te ayuda a monitorear tus actividades diarias, cuenta con varias funciones como estadísticas, gráficos de productividad y  puedes compartir tus logros en redes sociales.

4 El tiempo disfrutable no es amigo del perfeccionismo

Grábate esto: Tú puedes hacer cualquier cosa una vez que dejas de intentar hacer todo perfecto.

Trata de hacer las cosas bien hechas, no perfectas.

¿Qué significa esto? Es el arte de realizar tus actividades suficientemente bien hechas, para mejorar la productividad y seguir con la siguiente actividad. Esto incluye también todas las decisiones.

5 Aprende a decir que no

Generalmente todos tenemos un problema de decisión, porque sabemos que si tomamos un camino estamos descartando los otros, lo que nos produce cierta ansiedad saber si estamos haciendo lo correcto.

Pero déjame decirte algo, al priorizar tus actividades, dedicarles un bloque de tiempo, poner filtros en el móvil y computadora ya son decisiones.

Estás creando el hábito de aprender a decidir y saber decir que no (que es a veces lo más difícil para algunos).  No solo hay que decir que no a las personas, sino también a esas actividades que nos distraen de lograr la actividad más importante del día.

 Conclusión

Si realizas de forma constante esta planificación de cosas importantes, estarás creando un hábito de disciplina que te permitirá disfrutar más de tu tiempo, relajarte más y ser más productivo.

Se trata simplimente de simplificar tus actividades,  dandole prioridad a las importantes y restarle atención a las actividades no importantes que te quitan tiempo.

Antes de terminar, tengo una pregunta rápida para ti, ve ahora a los comentarios y dime: ¿ De que forma organizas tus actividades diarias?  

Si te gusto el artículo compártelo, estarás ayudando a más gente s disfrutar de su tiempo.

No olvides DESCARGAR GRATIS TU PLANTILLA, la cual contiene:

  •  Instrucciones claras en cada paso para lograr simplificar por importancia tus actividades diarias de forma rápida y fácil
  • Plantilla para organizar tus actividades diarias semanlmente de forma simple. 
descarga-simplificar-actividades

Resumen

Simplifica tus actividades

Foto © Credits: https://www.flickr.com/photos/68397968@N07/14118666380/ Editado

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