Cómo dejar de perder el tiempo en el trabajo (y evitar que te lo roben)

Llevaba sólo 2 semanas en Barcelona cuando me compré mi primer bicicleta. Estaba muy emocionada de recorrer toda la ciudad pedaleando, y sobretodo de no tener que usar ningún otro medio de transporte.

Y así fue por algunos días, hasta que una mañana desapareció… ¡me la habían robado!

El ladrón sólo me dejó el candado y un coraje que me duró toda la semana (de hecho, ahora que lo pienso me da coraje otra vez)

Curiosamente, así como existen ladrones de bicicletas, también existen ladrones de tiempo, los cuales se dedican a quitarte valiosos minutos de tu día. En este artículo una invitada nos cuenta cómo dejar de perder el tiempo e identificar a estos ladrones para ser más productivo.

Este Es Un Artículo Invitado De Edith Gomez Del Blog Gananci.

«La regla número uno de los ladrones es que nada es demasiado pequeño para robar (un segundo de tu tiempo también es valioso para llevar)».

De las horas que pasas trabajando, ¿cuántas horas son productivas?

A veces acabamos la jornada con la sensación de no haber hecho todo lo que queríamos y le echamos la culpa al tiempo (¡qué pocas horas tiene el día!, dicen algunos).

Pero, el verdadero problema no es que no hayamos sabido gestionar nuestro tiempo (no podemos estirar el tiempo con una varita mágica). Lo que sí podemos hacer es mejorar nuestro foco de atención en esa tarea, y de esta forma tener tiempo para todo.

Y pensaréis, ¿por qué algunas personas hacen muchas más cosas que otras teniendo el mismo tiempo?

Estas personas posiblemente sepan identificar y combatir los llamados ladrones de tiempo, los cuales son los responsables de absorber nuestra energía. Podemos diferenciar los ladrones de tiempo externos y los que generamos nosotros mismos y son internos.

Se estima que los ladrones de tiempo pueden quitar entre un 50 y un 70 % de horas efectivas de trabajo.

Y el primer paso para deshacernos de ellos es concienciarnos de que existen:

Ladrones de tiempo externos

• El correo electrónico y las redes sociales.

Tener abierto el correo y las redes sociales durante toda la jornada de trabajo provoca una gran distracción en el trabajo. Notificaciones que te alertan que has recibido un email nuevo o un mensaje privado por Facebook harán desconectarte del trabajo y caer en la tentación de querer contestar y ver de qué se trata.

Lo ideal sería que dejáramos estas tareas para una hora determinada del día y si es necesario configurar el email para que nos lleguen a una hora planificada. Es recomendable no hacerlo más de tres veces al día.

• Llamadas de teléfono.

A simple vista una llamada de teléfono es más eficaz que escribir un email. Se tarda menos en decir algo que en escribirlo. Pero en ocasiones, el teléfono nos puede jugar una mala pasada con llamadas inesperadas o demasiado largas.

Así que si no estás esperando una llamada importante y estás concentrado en una tarea, es recomendable que desconectes la línea. Si necesitan algo dejarán un mensaje o volverán a llamar más tarde.

• Reuniones.

Hay reuniones y reuniones. Están aquellas que son productivas y eficaces, y otras que son demasiado largas y están mal organizadas. Estas últimas lo que hacen es perder el tiempo. Imagina que has reunido a diez personas, habrás perdido diez horas de trabajo.

Cuando vayas a convocar una reunión, piensa si realmente es necesaria y convoca solo a las personas que están involucradas. Si no sabes de qué temas se van a hablar, ni te has tomado tiempo para prepararla, te aconsejo que no sigas adelante y las canceles.

• Interrupciones de compañeros de trabajo o de familiares si trabajas en casa.

Evita visitas inesperadas en la oficina o en casa (si trabajas allí) y establece un horario para recibirlas. Si es algo inevitable, di de forma educada y amable que los atenderás en otro momento y fija un día y una hora concreta.

• Falta de organización de otros.

A veces sin quererlo te ves envuelto en distracciones por culpa de una mala gestión de otros. Y en este caso, la paciencia es lo único que te ayuda a mantener la calma.

Ladrones de tiempo internos

• El perfeccionismo.

Ser demasiado exigentes con uno mismo y querer hacer una tarea perfecta necesita de mucho tiempo y seguramente se lo estemos quitando a otra tarea que teníamos pendiente.

• No delegar tareas.

Todo no podemos hacerlo solos, es necesario delegar tareas en otros profesionales que tengan las capacidades necesarias para poder cumplir con nuestros objetivos. Hay que confiar en otras personas para poder seguir creciendo.

• No tener inteligencia emocional.

Saber controlar tus emociones es algo que no todas las personas saben hacerlo. Pero, en el momento que consigas apartar tus preocupaciones, miedos, ansiedad, culpa…de la tarea que estés desempeñando, ganarás mucho tiempo.

• Desorganización en tus tareas y objetivos.

Si supiéramos donde tenemos cada cosa, no perderíamos nuestro valioso tiempo en encontrar ese archivo del ordenador que un día guardamos en aquella carpeta que creamos.

• No saber decir NO.

Aprender a decir NO nos ayudará a estar más cerca de nuestros objetivos. No hace falta ser agresivo ni antipático, simplemente dices amablemente que no puedes conversar o atenderlo en ese momento. Aléjate de esos manipuladores emocionales y evita que te manejen como les dé la gana.

• La procrastinación.

O lo que es lo mismo: dejar las tareas pendientes para otro momento. Normalmente dejamos para otro momento aquellas tareas que menos nos gustan, que nos hacen sentir incómodos o que nos aburren.

Pensamos que tenemos todo el tiempo del mundo para hacerlo y que no pasará nada si no lo ejecutamos ya. Pero el tiempo es algo que nunca se puede recuperar y si lo dejamos pasar, nuestros propósitos nunca se cumplirán. Y estamos aquí solo una vez, ¡habrá que aprovecharlo!

Corte comercial: Si quieres saber más del tema, lee este artículo. 

¿Cómo evitar que los ladrones nos roben nuestro valioso tiempo?

Las interrupciones son, la mayoría de las veces, ajenas a nosotros, por lo que sentimos que poco podemos hacer para controlarlas.

Sin embargo, existen algunas técnicas que yo misma he probado, que te ayudarán a organizar mejor tu tiempo, y a trabajar de forma más efectiva en tu puesto de trabajo y, por supuesto, aumentar tu productividad.

A continuación te explico cada uno de estos tips para aprovechar mejor tu tiempo:

1 Elimina las distracciones

Este paso ya lo hemos dado cuando hemos identificado a esos ladrones de tiempo internos y externos que aparecen con frecuencia en nuestro día a día.

Entre mis tareas se encuentra gestionar las redes sociales de la empresa donde trabajo y cuando dedico atención a esta tarea, es verdad que me paso más tiempo de la cuenta en Facebook, bicheando otras cuentas y viendo algún vídeo interesante que me ha impactado.

Además, suelo dejar el móvil en sonido para recibir notificaciones de Twitter y responder al momento a la persona que me ha escrito un mensaje o para dar las gracias al retuit que me han hecho.

¿Os suena, verdad?

El hecho de dejar el móvil en sonido es para mí el mayor problema, ya que no solo espero un feedback de algún seguidor de Twitter. Aprovecho y leo el whatsapp que acabo de recibir y escribo aunque sea brevemente. O si recibo una llamada, contesto.

Por tanto, el primer paso es identificar qué hábitos practicamos y que atentan con nuestra productividad. Apúntalos si hace falta en una hoja para concienciarnos de cuáles son.

2 Concéntrate en cada tarea

El segundo paso que a mí me ha funcionado es organizar el día con lápiz y papel. Coge una agenda y escribe todas las cosas importantes que tienes que hacer y céntrate en ellas.

Hay personas con preocupaciones en su cabeza que les impide concentrarse en sus tareas y eso les impide ser productiva.

Así que respira hondo, ponte cómodo, busca un lugar en el que te sientas relajado y tranquilo para pensar y organizarte. Y apóyate en una agenda para distribuir tu tiempo y hacerlo más efectivo.

Piensa en un lugar que te permita reflexionar y pensar con claridad esa lista de prioridades que debes cumplir en una fecha límite que te impongas. Mi lugar preferido es la playa en verano, cuando empieza a vaciarse y quedarse en silencio, y el resto del año, mi habitación.

¿Cuál es tu lugar favorito?…

3 Elabora una lista

Mi momento del día para ordenar mis ideas es cuando me voy a la cama, antes de dormir. Es ahí cuando pienso los objetivos o metas que debo cumplir, da igual si soy la jefa de mi propia empresa o cumplo órdenes de alguien.

Pienso que debo hacer x tareas para llegar al objetivo deseado. Y cuanto más me concentre en cada una de esas tareas, más directa llegaré y con menos obstáculos me encontraré.

A veces, incluso cuando me levanto de la cama, cuando la mente está totalmente despejada y descansada, me aparecen ideas que la noche anterior no se me habían ocurrido. Apúntalas en esa agenda y compruébalo.

4 Valora la importancia de cada tarea

Uno de los hábitos que incluyo en mi rutina es priorizar las tareas. Primero hago las más importantes que suelen ser las más difíciles y las que más me cuestan, y después las más fáciles.

Dejar para el final del día, cuando estás más cansado y agotado, las tareas más fáciles te ayudará a acabar con éxito tu día.

Si por el contrario dejamos para las 6 de la tarde la reunión con el cliente o la videoconferencia por Skype con un socio, tanto uno como otro no rendiremos al máximo y estaremos deseando acabar para irnos a casa a descansar. Y no habremos sacado todo el jugo que podríamos haber conseguido.

Una estrategia que me resulta muy efectiva es dejar algunas actividades para un horario específico. Si sé que soy más productiva a primera hora de la mañana, después de mi desayuno, es en esa franja horaria cuando fijo la reunión importante que tengo.

5 Tacha de la lista lo realizado

Hacer una cruz a las tareas que hemos realizado, nos permitirá visualizar mejor que tenemos un control de lo que hemos hecho. Y esto aumenta la productividad.

Si vemos que la tarea no vamos a acabarla en el tiempo fijado, intentemos mantener la calma y buscar soluciones. Tal vez esa tarea necesite de más tiempo y recursos, por lo que debemos fijar otro plazo.

Cuando cumplamos todas las tareas, pensemos qué pasos son los siguientes y la forma de alcanzarlos.

Completar con éxito todo lo propuesto, aumenta nuestra autoestima y nos ayuda a eliminar la idea de dejar las tareas pendientes para más tarde.

6 Evalúa lo conseguido

Cuando vayas a crear una nueva lista, analiza qué objetivos has cumplido por el momento y cuáles no.

Un amigo me dijo que algo que le ayudaba a ver en qué punto sus acciones estaban alineadas a sus metas, era poniendo un valor numérico a esa lista. Por ejemplo, si de 10 tareas, realizamos con éxito 7, nos encontraremos en el 70 % del camino, sabiendo que para llegar al 100 % tendremos que modificar o ajustar la lista.

Y tú, ¿añadirías alguna técnica más a esta lista? ¡Cuéntanos tu experiencia!

Conviértete en un policía del tiempo y no dejes que te lo roben ¡comparte!