Cómo lograr ser más productivo y disfrutar más de tu tiempo en 5 pasos

Típico el trabajo se acumula, hay compromisos inevitables, problemas, tareas pendientes… y en medio de todo este circo nos empeñamos en convertirnos en malabaristas tratando de cumplir con todas esas actividades, para que nada caiga al suelo y todo quede listo antes de las 7:00 pm (que es la hora en la que tienes el cumpleaños de un amigo y la cena familiar).

Seguramente has pensado que la solución perfecta sería que el día tuviera más horas, pero déjame decirte que si le sumáramos horas al reloj seguirías en la misma situación, simplemente porque no simplificas tus actividades y sobre todo porque no lo disfrutas ¿sorprendido?

Aquí te resumo una de las mejores técnicas para simplificar tus actividades y lograr que el tiempo te rinda mucho más. Así que si tú quieres saber cómo hacer de tu tiempo más disfrutable y productivo sigue leyendo.

Haz click aquí y obtén tu plantilla para simplificar tus actividades diarias de forma fácil

No se trata de aprovechar el tiempo, sino de disfrutar cada instante

La mayoría de nosotros nos sentimos así: con un estrés constante y con el entusiasmo de pensar que algún día podrá quedar algo de tiempo, para aprovecharlo haciendo lo que más nos gusta o para estar con la familia, o con los amigos, pero, eso sí sin dejar de ser productivo durante el día laboral.

Pero quiero empezar con una verdad muy importante: tener más tiempo para ti, te hace más productivo.

Richard Branson un magnate Inglés de los negocios, reconoce el valor del tiempo, y les da a todos sus empleados vacaciones ilimitadas. El acertadamente piensa que si se les regresa a la gente su tiempo, centrándose en el trabajo que realizan y no en el número de horas trabajadas, estos trabajaran con mayor efectividad.

Déjame contarte que el objetivo tiene que ser aprovechar el tiempo y disfrutarlo, porque tener tiempo para ti es infinitamente más valioso que el dinero. Por eso, ser más productivo no es sinónimo de trabajar más, para ser más productivo hay que simplificar tus actividades, es decir, haciendo solo las más importantes.

Esto quiere decir que tener más tiempo disfrutable y menos tiempo a tope de estrés realmente hará una diferencia en tu vida.

Un estudio demostró que las emociones negativas (como el estrés) influyen con la percepción del tiempo, lo que promueve que sientas que pasa más lento ( y te hace menos productivo).

A través de cinco experimentos, se encontró que los participantes perciben un estímulo más corto de tiempo por una actividad emotiva positiva, en comparación con una neutral, y una actividad negativa es percibida como más largaaaa. Lo que indica que los participantes sobreestiman la duración de tiempo según la emoción que perciben al realizarla (2).

Muchos otros estudios también han destacado la sobrestimación del tiempo por emociones negativas (3, 4)

Entonces, si disfrutas más de tu tiempo, este se hace más corto y agradable, lo cual te hace más productivo y te hace tener más tiempo.

Es una paradoja: disfrutar de tu tiempo, te regala más tiempo.

Pero, para lograr tener más tiempo disfrutable el reto principal no es manejar el tiempo, sino manejarnos a nosotros mismos.

Así que antes de seguir leyendo tira por la ventana todos los consejos de productividad que has escuchado, porque aunque bien intencionados pueden estar mal por estas razones:

• No hay enfocarse en solo ser productivo:

No se trata de exprimir cada minuto del día como una máquina de fábrica, sino de mejorar los minutos y hacer tu día… ¡adivinaste! más disfrutable.

He visto a muchas personas con su computadora en el transporte, en la sala de espera, o mientras comen (espero no mientras conducen) pero siempre tratando de no desperdiciar ni un segundo. Y así tener más tiempo para volverlo a llenar con cosas que hacer y al final se quedan sin tiempo libre.

¡Todo mal! el tiempo es para dis-fru-tar-se. Trabajar cada segundo no es sinónimo de productividad. Punto.

La solución: Simplificar el trabajo del día.

•  Las listas interminables de cosas por hacer no sirven:

Siempre he estado a favor de escribir lo que tienes que hacer para estar en línea con tus pensamientos.  Escribirlo es la mejor forma de visualizarlo. Pero, las listas interminables no funcionan.

Si tienes una lista de 100 cosas por hacer para hoy, lamento decirte que en el caso de que lo logres el tiempo no será disfrutable, por el contrario lleno de estrés.

La solución: Simplificar la lista de cosas por hacer y escribirlas de la manera correcta

• No hay que organizar el tiempo:

Es cierto que el desorden hace que pierdas tiempo en cosas innecesarias, pero organizar cada segundo no te hace más productivo, ¿suena raro?

Supongamos que tienes un armario para la ropa muy muy muy pequeño, pero el problema es que tienes demasiada ropa, y toda la quieres tratar de acomodar en ese espacio y además intentas también de poner ahí otras cosas como libros, juguetes, zapatos, etc. Todo lo quieres ahí.

Probablemente si fuiste bueno jugando al tetris, cerrará con esfuerzos y empujones la puerta de ese armario, pero seguramente no habrá ningún orden.

El tiempo es ese armario, y la ropa son las múltiples actividades que quieres hacer. En esta situación tienes dos soluciones:

– Tener otro armario, lo que significaría tener a otras persona a quién delegar algunas actividades.

– Tener menos ropa, es decir limitar tus actividades diarias

Como la mayoría de nosotros no tiene un asistente a tiempo completo, la solución, creo que ya la sabes, simplificar tus actividades diarias ¿cierto?

En este artículo aprendes exactamente eso para lograr ser más productivo (en tan sólo 5 pasos) y sobre todo cómo lograr tener más tiempo disfrutable, así que sigue leyendo…

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¿Cómo lograr ser más productivo?

La pregunta que todos nos hacemos es ¿cómo ser más productivo y simplificar mis tareas si todo es importante?…

Bien, pues una forma de simplificar las cosas es evidentemente darle prioridad a lo que tiene importancia y descartar todo lo demás. Parecerá complicado, pero no lo es, se trata de crear mejores hábitos de productividad

Estos son los 5 pasos que tienes que seguir para simplificar tus actividades, ser más productivo y disfrutar de tu tiempo:

1 Prioriza tus actividades con una lista

Este paso es el principal, si decides saltártelo, no podrás lograr ninguno de los siguientes, así que, toma nota de lo que tienes que hacer.

Si cuentas con tu lista interminable de cosas por hacer, es momento de sacarla, si no tienes una pues hazla ahora, anota en un papel todas las cosas que tienes que hacer de forma rutinaria durante tu día.

Tienes que escribir actividades laborales como contestar correos, proyectos por terminar, reuniones, etc. Y además tienes que incluir las actividades de tu vida personal, como pueden ser compromisos familiares, cumpleaños, el ejercicio (que espero no lo omitas), cosas urgentes de la casa, tus hobbies, lo que te gustaría hacer pero nunca te da tiempo.

No importa que sean 2345 cosas, el objetivo en este paso es aprender a simplificar. Es como subrayar sólo lo más importante de un libro.

Puedes hacerlo en digital o en papel usando colores para separar las categorías.

¿Qué hacemos con la lista?

• Separa las actividades laborales de las personales.
• Las actividades sepáralas en 3 categorías con distintos colores:
  1. Urgentes (de vida o muerte)
  2. Importantes (pero no urgentes)
  3. No importantes (pero esas que deben de hacerse)
• Haz lo mismo para tus actividades personales

Si es más fácil para ti descarga gratis la plantilla que te ayudará a hacerlo más rápido, porque tiene todas las instrucciones en cada paso, para que logres organizar tus actividades importantes de la semana fácilmente.

Para saber diferenciar que es importante y que no lo es, puedes basarte en este cuadro* de aquí:

*Tome como base de un libro que se llama los 7 hábitos de la gente altamente efectiva ,seguro lo conoces porque es muy famoso si no es así te lo recomiendo mucho.

Como puedes ver esta ordenado por cuadrantes:

• Primer cuadrante: Se encuentran las cosas urgentes e importantes, esto quiere decir que hay que hacerlas inmediatamente y son visibles. Puede confundirse con ser el cuadrante con las actividades más importantes, pero no es así, porque las actividades urgentes e importantes generan estrés lo que ocasiona que tu tiempo no sea disfrutable y probablemente eso influye en tu productividad sobre otras actividades importantes.

Acción: Trata de evitar que aparezcan, generalmente estas actividades pudieron no ser urgentes si se hubieran hecho antes ¿Te suena?

Si te toma muy poco tiempo deshacerte de ellas, hazlas en ese momento para continuar con las actividades importantes del cuadrante 2. Si trabajas en equipo y alguien puede hacerse cargo, delega esa actividad.

• Segundo cuadrante y más importante: Son todas aquellas cosas que son importantes pero no urgentes y que generalmente posponemos aunque están directamente relacionadas con obtener resultados positivos, como por ejemplo: el ejercicio, ese proyecto pendiente, tus propósitos anuales de autodesarrollo, tiempo familiar, descanso, lectura, planificación, etc.

Pero, que si continúas posponiendo esas actividades de un momento a otro pueden generar resultados negativos o pueden aparecer en el cuadrante I (como urgentes) haciéndolas crecer como un monstruo que se come todo tu tiempo.

Acción: Tus actividades del día tienen que estar enfocadas en el cuadrante 2.

• Tercer cuadrante: Contiene las actividades que no son importantes pero sí son urgentes, y en la mayoría de los casos son imprevistas, cambiando los planes. No hay forma de prevenirlas solo hay que aprender a vivir con ellas. Por ejemplo: citas de último minuto, visitas inesperadas, llamadas, etc.

Acción: No te frustres, cambia tus planes si el día así lo requiere. Pero fíjate que en realidad esa actividad si sea urgente.

• Cuarto cuadrante: Contiene las actividades que no son importantes y que tampoco son urgentes. Pueden ser distracciones, como checar el Facebook, o jugar videojuegos. Entretenimiento y actividades inútiles en las que nos refugiamos cuando queremos posponer algo del cuadrante 2.

Acción: Aplaza todas las actividades de este cuadrante para cuando termines con tus prioridades del día.

¡Listo! Cuando tengas esa lista separada según los cuadrantes te será mucho más fácil, identificar prioridades, (están en el cuadrante 2).

Recuerda que para hacer esta lista más fácil puedes descargar gratis la plantilla aquí.

Yo te aconsejo que realices este ejercicio semanalmente, es mucho más fácil administrar tus actividades diarias cuando tienes tus prioridades semanales identificadas.

Lo más importante es ser realista no trates de incluir demasiadas actividades a tu día.

2 Administra tus actividades según tu energía, no tu tiempo

Tu misión es realizar una actividad importante diaria. Puedes agregar más actividades importantes si cuentas con tiempo prudente a cada una de ellas. Para no estresarte no agendes cada actividad, sólo dedícales un rango de horas suficiente de acuerdo con tu energía.

Si te tomas un momento para pensar en ello, es probable darse cuenta de que eres mejor para hacer ciertas tareas en determinados momentos. Por ejemplo, mi energía creativa es más alta en la mañana, por lo que es cuando hago mi escritura cada día.(qué es mi actividad más importante)

En comparación, en mis tardes hago  actividades laborales que no me requieren demasiada energía, ese es el mejor momento para mí para conseguir que se hagan (como checar correos, llamadas, juntas). Y tiendo a tener mis mejores entrenamientos muy temprano o medio día , así que ahí según el día es en esos momentos cuando salgo a correr.

¿Qué tipo de energía tienes tú en la mañana? ¿Qué tarea es la  más adecuada para esa energía?

En la marcha te será más fácil calcular este tiempo/energía, y entonces serás más eficiente y efectivo, recuerda priorizar y simplificar es la clave.

3 Contrata a tu nueva asistente gratis

Seguro estás pensando que es imposible,  pues déjame decirte que sí se puede tener a la asistente más puntual y eficiente de forma gratuita.

Actualmente podemos hacer uso de la tecnología fácilmente y a veces no usamos todas las posibilidades que tenemos al alcance de la mano…

Piensa en eso cualquier móvil y cualquier computadora cuenta con alarmas y recordatorios. Si estructuras tu tiempo futuro con recordatorios no tienes que pensar que tengo que hacer hoy, sino simplemente concentrarte en hacerlo.

Irónicamente, tu teléfono te interrumpe con textos poco importantes, correos electrónicos y actualizaciones de estado  pero no sobre las prioridades clave para tu día.

Pocos de nosotros hemos organizado nuestro calendario de tal forma que podemos dejar que se dicten todas nuestras actividades diarias.

¿Cómo hay que hacerlo?

• Asigna un recordatorio para tus actividades importantes (las del cuadrante 2 ¿lo recuerdas?)

No olvides darle a cada tarea un bloque de tiempo, se realista, tomando en cuenta que esas actividades urgentes del cuadrante 1 y las del cuadrante 3 que surgen de forma inesperada

Es menos probable aplazar una actividad cuando tiene un bloque asignado de tiempo, porque la decisión ya estaba tomada.

Las alarmas permiten que tu mente esté tranquila sabiendo se te recuerda sobre lo que viene. Así disminuyen el estrés inconscientemente y permiten que tu tiempo sea más disfrutable.

Para las actividades personales también es necesario hacer esto, pero esta regla solo aplica para las actividades que dependan de ti, no puedes asignarle un bloque de tiempo a una persona como a tu novia o a tu abuelita y cuando se acaba continuar con lo que sigue. Pero sí puedes asignarle un bloque de tiempo al ejercicio, o a cocinar en casa, o a leer un libro, esa es la diferencia.

•  Usa los filtros del móvil y de la computadora para recibir solo lo importante

Configura tus mensajes, para que logres concentrarte en lo importante, y evitar pasar al cuadrante 4 de confort. De esta forma es menos probable que te distraigas con actividades no importantes porque los mensajes que recibas serán extremadamente importantes.

• Usa contestadoras automáticas de teléfono

Para que no tengas que preocuparte por contestar cada llamada, si es urgente dejarán un mensaje de voz o llamarán más tarde, así que solo relájate.

Actualmente hay una nueva aplicación para el móvil, que te ayuda a monitorear tus actividades diarias, cuenta con varias funciones como estadísticas, gráficos de productividad y  puedes compartir tus logros en redes sociales.

4 El tiempo disfrutable no es amigo del perfeccionismo

Grábate esto: Tú puedes hacer cualquier cosa una vez que dejas de intentar hacer todo perfecto.

Trata de hacer las cosas bien hechas, no perfectas.

¿Qué significa esto? Es el arte de realizar tus actividades suficientemente bien hechas, para mejorar la productividad y seguir con la siguiente actividad. Esto incluye también todas las decisiones.

Así que si tú eres del club de los perfeccionistas, este artículo es para ti.

5 Aprende a decir que no

Generalmente todos tenemos un problema de decisión, porque sabemos que si tomamos un camino estamos descartando los otros, lo que nos produce cierta ansiedad saber si estamos haciendo lo correcto.

Pero déjame decirte algo, al priorizar tus actividades, dedicarles un bloque de tiempo, poner filtros en el móvil y computadora ya son decisiones.

Estás creando el hábito de aprender a decidir y saber decir que no (que es a veces lo más difícil para algunos).  No solo hay que decir que no a las personas, sino también a esas actividades que nos distraen de lograr la actividad más importante del día.

Si realizas de forma constante esta planificación de cosas importantes, estarás creando un hábito de disciplina que te permitirá disfrutar más de tu tiempo, relajarte más y ser más productivo.

Se trata simplemente de simplificar tus actividades, dando prioridad a las importantes y restarle atención a las actividades no importantes que te quitan tiempo.

Antes de terminar, tengo una pregunta rápida para ti ¿de qué forma organizas tus actividades diarias? escríbeme en los comentarios de aquí abajo.  

No olvides DESCARGAR GRATIS TU PLANTILLA, la cual contiene:

• Instrucciones claras en cada paso para lograr simplificar por importancia tus actividades diarias de forma rápida y fácil
• Plantilla para organizar tus actividades diarias semanalmente de forma simple.

Ayuda a más gente a disfrutar más de su tiempo ¡comparte!